Huishoudelijk reglement

RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE LEDEN

Artikel 1

Als lid van de vereniging kan iedereen worden toegelaten volgens onderstaande procedure. Aanmelding geschiedt door middel van een vol­ledig ingevuld en onder­tekend aanmeldingsfor­mulier en gelijktijdige betaling van het eventuele inschrijfgeld bij de ledenadministratie. Bij meer aanmeldingen dan be­schik­bare plaatsen wordt een wachtlijst aange­legd, waarbij onderstaande volgorde wordt gehanteerd:

1e Huisgenoten van leden, die vóór 1 februari op de wachtlijst staan.

2e Inwoners van Berkel-Enschot, én aspirant-leden van buiten Berkel-Enschot die voor het 3e jaar op de wachtlijst staan. Dit met inachtneming van de volgorde van inschrijving

3e Aspirant-leden van buiten Berkel-Enschot

Een uitzondering op bovenstaande regels wordt gemaakt voor de trainer van de vereniging. Indien hij/zij lid wenst te worden kan dat met onmiddellijke ingang.

*) Onder huisgenoten wordt verstaan: de partner en/of kinderen (waaronder uitwonende studenten) van leden van de T.C. de Rauwbraken.

Artikel 1b

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 van de Statuten, dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres en geboortedatum.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.  De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de secretaris door te geven.
De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

Artikel 2

De leden zijn verplicht de contributie te voldoen vóór 30 april van het betreffende verenigings­jaar. De hoogte van de contributie zal hen tijdig daarvoor bekend gemaakt worden.

Artikel 2b

De leden zullen wijzigingen in hun adres of contactgegevens zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ledenadministratie doorgeven.

Artikel 3

De leden zijn verplicht zich te houden aan de bepalingen van het baanreglement en de aanwijzingen van daartoe bevoegde personen op te volgen. Bevoegde personen zijn: de groundsman zoals bepaald in het baanreglement, bestuurs- en verantwoordelijke commissieleden.
Naast tenniskleding is ook een trainingspak op de banen toegestaan. Het dragen van tennisschoenen is verplicht.
Huisdieren dienen op het park aangelijnd te zijn en zijn verboden op de banen, het terras en in het paviljoen.

Artikel 4

Alle seniorleden zijn verplicht een aantal (bar)diensten te vervullen. Het totaalaantal te vervullen (bar)diensten wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld, naar rato van het aantal benodigde (bar)diensten. Indien de (bar)dienstverplichting niet wordt nageleefd, kan het bestuur per verzuimde (bar)dienst een boete opleggen ter hoogte van een jaarlijks op de ALV vast te stellen bedrag. Het betalen van de boete ontslaat het lid niet van het alsnog vervullen van de verzuimde (bar)dienst.

Artikel 5

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (behoudens bestuurs‑ en commissie­vergaderingen), wedstrijden en andere evenementen aanwezig te zijn en/of deel te nemen.

Artikel 5a

De vereniging is rookvrij. Het is dan ook niet toegestaan te roken op het terrein van de vereniging. Dit geldt voor binnen en buiten. (Dit verbod geldt ook voor e-sigaretten, vapes, etc.)

VERGADERINGEN

Artikel 6

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 7

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, ten minste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Bij de oproeping wordt tevens vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gelden. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 8

Kandidaatstelling van door de algemene vergadering te kiezen bestuursleden geschiedt door het bestuur of tien stemgerechtigde leden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist dat elk van de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zal aanvaarden. Iedere andere kandidaatstelling geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van elke gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen vóór de algemene vergadering.

Artikel 9

De agenda van de algemene vergadering bevat, behal­ve de uit de statuten en dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat ten­minste zeven dagen vóór de verzending van de convocaties door tenminste vijf stemgerechtigde leden schriftelijk bij de se­cretaris is inge­diend, alsmede al hetgeen de tot bijeen­roeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 10

Een besluit van of een benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebben­de op een agendapunt van de vergade­ring, is on­geldig, tenzij voldaan is aan het bepaalde in artikel 16 lid 9 van de statuten.
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door ten minste vier andere leden.

Artikel 11

Alle op de agenda van een algemene of bestuurs­ver­gadering voorkomende punten worden in principe in die vergadering aan de orde gesteld en behan­deld. De voorzitter heeft echter de bevoegdheid tot spre­ek­tijdlimitering, schorsing en verdaging.

COMMISSIES

Artikel 12

Het bestuur kan één of meer commissies instellen met een algemene of bijzondere opdracht. Het be­stuur draagt de kandidaten voor aan de algemene vergade­ring.
De commissieleden worden gekozen door de algemene vergadering. De bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden door het bestuur geregeld. Het bestuur kan deze ook wijzigen.
De commissies, met uitzondering van de commissie genoemd in artikel 11 lid 4 van de statuten, hierna te noemen de Kascontrolecommissie, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden.
De bevoegdheid tot het benoemen en ontslaan van commissieleden kan door de algemene vergadering aan het bestuur worden gedelegeerd, behoudens voor wat betreft de Kascontrolecommissie.

Artikel 13

De Kascontrolecommissie, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming, telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid dat bij ontstentenis van één van de twee commissiele­den diens plaats zal innemen. Dit plaats­vervangend lid zal in het volgen­de verenigingsjaar door de Algemene ver­gadering bij voorkeur worden benoemd tot lid van de commis­sie in plaats van dat lid van de commissie dat het langst in de commissie heeft zitting gehad. Een lid van de kascontrolecommissie kan maximaal drie opeenvolgende jaren zitting hebben in genoemde commissie.

BESLUITVORMING

Artikel 14

Verlangt geen der stemge­rechtigde leden stemming omtrent een aan de orde gesteld voorstel, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen overeenkom­stig artikel 16 lid 1 van de statuten, onvermin­derd het bepaalde in artikel 16 lid 2. In het tegenge­stelde geval wordt tot stemming over­gegaan.
Indien voor een functie meerdere personen kandi­daat zijn gesteld, dan wordt er tot schriftelij­ke stemming overgegaan.

Artikel 15

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 16

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Dit geldt niet ten aanzien van het benoemen van ereleden en leden van verdiensten.

BESTUUR

Artikel 17

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is ver­plicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zoda­nig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stem­recht mag niet door een gemachtigde worden uitgeoe­fend.

Artikel 18

Het dagelijks bestuur van de vereniging bestaat uit de voorzitter, de penningmeester en de secretaris van de vereniging.
Elk jaar treden twee bestuursleden af waaronder nooit meer dan één lid van het dagelijks bestuur. In afwijking hiervan treedt in het jaar dat de voorzitter aftreedt er slechts één be­stuurs­lid af. Het aftreden geschiedt volgens een vooraf door het bestuur vastge­steld rooster. De aftredenden zijn terstond herkiesbaar. De verkie­zing van bestuursle­den ter vervanging van aftredenden geschiedt in de eerstvolgende Algemene vergadering. Het bestuurslid geko­zen ter vervulling van een tussentijdse vacatu­re, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij heeft vervangen, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 19

In de eerste bestuursvergadering na de algemene vergadering, genoemd in artikel 18 van dit regle­ment, worden een secretaris, een penning­meester en een vice-voorzitter gekozen. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt de vice‑voorzitter diens werk­zaam­heden waar, behou­dens voor wat betreft het bepaalde in artikel 10 lid 1 van de statu­ten.
Bij ontstentenis van de vice‑voorzitter of één van de andere be­stuursleden worden werkzaamheden waar­genomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur, tenzij uit de statuten anders voortvloeit.

Artikel 20

Schade aan de vereniging of aan haar bezittingen toegebracht of veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op betrokkene ver­haald worden.

VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR

Artikel 21

Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. de namen en adressen van de leden van de vereni­ging;
b. presentielijsten en notulen van alle alge­mene en bestuursvergaderin­gen;
c. de ontvangsten en uitgaven van de vereniging;
d. de bezittingen en schulden van de vere­niging;

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen vier weken inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.

Artikel 22

Het bestuur stelt jaarlijks een baanreglement op in overleg met een accommo­datiecommis­sie. Dit reglement is in te zien via de website van de vereniging.

Artikel 23

Het bestuur kan in ‑ ter beoordeling van het bestuur ‑  uitzonderlijke gevallen, van dit huishoudelijk reglement afwij­ken.

Artikel 24

Alle leden kunnen kennis nemen van de statuten en van dit reglement via de website van de vereniging.

 

Aldus vastgesteld door de Algemene vergadering op 10 december 1991, laatstelijk gewijzigd tijdens de Algemene vergadering op 13 maart 2025.